Wenige Dinge sind für ein reibungslos funktionierendes Büro wichtiger als ein funktionierendes Ablagesystem. Unabhängig davon, ob Sie als einziger auf Dateien zugreifen oder für einen Mitarbeiter freigeben, muss das von Ihnen gewählte Ablagesystem so organisiert sein, dass jeder findet, wonach er sucht. Wenn das Ablagesystem schwer zu handhaben ist, hängen Sie an Papieren fest, aus Angst, sie in den Akten zu verlieren, und Sie werden bald einen Stapel von Papieren haben, der Ihren Schreibtisch bedeckt.
Schritte
Schritt 1. Entscheiden Sie sich für ein Ablagesystem
Was auch immer es ist, es muss einen Sinn ergeben, damit Sie genau wissen, wo sich jedes Blatt Papier befindet. Ihre Optionen sind:
- Alphabetisch. Dieses System ist am besten geeignet, wenn die meisten Ihrer Dateien Namen von Kunden, Patienten oder Kunden sein werden.
- Thema oder Kategorie: Die meisten Dateisysteme sind nach Thema oder Kategorie organisiert, was bei richtiger Einrichtung gut funktioniert, aber auch am verwirrendsten sein kann, wenn dies nicht der Fall ist.
- Numerisch/chronologisch. Dies ist am besten, wenn Ihre Dateien hauptsächlich aus nummeriertem oder datiertem Material wie Bestellungen oder Quittungen bestehen.
Schritt 2. Füllen Sie Ihre Aktenschubladen mit hängenden Ordnern
Die Hängemappen werden nie entfernt und dienen als Platzhalter für die Manila-Umschläge, die Sie aus der Schublade nehmen.
Schritt 3. Sortieren Sie Ihre Papiere nach Kategorie in Stapel
Wenn ein Stapel mehr als ein oder zwei Zoll groß wird, teilen Sie ihn in Unterkategorien auf. Wenn ein Stapel zu dünn ist, kombinieren Sie ihn mit einem anderen Stapel und benennen Sie ihn um. Anhand der Namen der Stapel sollte man leicht erkennen können, in welchen Stapel jedes Blatt Papier kommt.
Schritt 4. Legen Sie jeden Stapel in einen Manila-Ordner und beschriften Sie ihn deutlich
Es ist am besten, Ordner mit Registerkarten zu verwenden, die sich in der Mitte befinden und nicht versetzt sind, da die Dateien dadurch übersichtlicher aussehen.
Schritt 5. Legen Sie die Manila-Ordner in die hängenden Ordner
Für die meisten Dateien funktionieren normale hängende Ordner, aber für dicke Dateien oder Dateien, die Sie in Unterkategorien aufteilen mussten, verwenden Sie Ordner mit Kastenboden. Sie können die Ordner beliebig anordnen, aber die meisten Leute verwenden derzeit ein alphabetisches System.
Schritt 6. Beschriften Sie die hängenden Ordner mit den gleichen Namen wie die Manila-Ordner
Platzieren Sie alle Kunststofflaschen links neben dem Ordner, es sei denn, Sie verwenden einen seitlichen Aktenschrank. Bei seitlichen Ordnern, die beim Öffnen der Schublade von links nach rechts verlaufen und nicht von vorne nach hinten, platzieren Sie die Laschen auf der rechten Seite.
Schritt 7. Legen Sie einen Vorrat an Hänge- und Manila-Ordnern in die Nähe der Akten, damit Sie leicht einen Ordner hinzufügen können, wenn Sie ein Stück Papier haben, das nicht zu einem vorhandenen Ordner gehört
Vermeiden Sie Ordner, die zu dick oder zu dünn sind. Möglicherweise möchten Sie auch Ordner umbenennen und Papiere neu verteilen, wenn Sie eine Neukategorisierung vornehmen müssen.
Schritt 8. Entfernen Sie am Ende des Jahres alle Ordner, beschriften Sie neue Manila-Ordner mit den gleichen Kategorienamen und platzieren Sie sie in den Dateien
Gehen Sie die alten Ordner durch, um zu sehen, ob etwas in die aktuellen Dateien übertragen werden muss, und legen Sie den Rest in Ihrem Archiv ab.
Tipps
Sie könnten versucht sein, Ihre Dateien farblich zu kennzeichnen, Ihren Computer zum Drucken von Dateietiketten zu verwenden oder Ihre Dateien auf andere Weise attraktiver zu gestalten. Wenn Sie jedoch eine Änderung vornehmen müssen, z. B. einen einzelnen Ordner hinzufügen, werden Sie unzufrieden sein, wenn Sie feststellen, dass Sie keine Ordner in der richtigen Farbe haben oder ein Dateietikett von Hand schreiben müssen. Es ist am besten, die Dinge einfach zu halten
Warnungen
- Erstellen Sie niemals einen Haufen von Sonstigem für das, was Sie nicht kategorisieren können, denn alles wird dort landen.
- Sobald Sie ein Ablagesystem eingerichtet haben, müssen Sie mit Ihrer Ablage Schritt halten. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um Papiere von Ihrem Schreibtisch zu nehmen und abzuheften. Widerstehen Sie der Versuchung, einen tiefen Ablagekorb auf Ihre Akten zu legen, denn Sie füllen ihn einfach auf und es wird eine andere Akte.
