Die Organisation eines Aktenschranks kann schwierig sein, egal ob es sich um einen Heimschrank mit bezahlten Rechnungen und Steuerinformationen oder einen Arbeitsschrank mit abgeschlossenen Projekten und Rechnungen handelt. Organisieren Sie Ihren Aktenschrank, indem Sie alte Akten loswerden, ein für Sie passendes Aktensystem finden und es kontinuierlich pflegen.
Schritte
Teil 1 von 4: Alte Dokumente bereinigen
Schritt 1. Kaufen Sie einen Aktenschrank, wenn Sie keinen haben
Suchen Sie nach einem hochwertigen Schrank, der innerhalb Ihres Budgets eine gute Größe für Ihr Zuhause oder Ihr Büro hat. Ziehen Sie im Falle von Naturkatastrophen, die Ihr Zuhause treffen könnten, einen feuerfesten und wasserdichten Schrank in Betracht. Ein Bündel solcher Schränke findet man in lokalen Geschäften, Möbelgeschäften, Schreinereien und Einkaufszentren.
Schritt 2. Beginnen Sie, Ihre Dateien durchzugehen
Lege alles beiseite, was offensichtlich alt oder unnötig ist. Beiseite legen:
- Quittungen für Produkte, die Sie nicht mehr besitzen.
- Junk-Mail
- Alte Rechnungen für Dienste, die Sie nicht mehr nutzen
- Geschäftsbriefe aus einem alten Job
- Briefmarken, die Sie nicht mehr brauchen
Schritt 3. Haben Sie keine Angst, Dinge loszuwerden
Während bestimmte Dokumente wie Geburtsurkunden und Steuerinformationen offensichtlich wichtig sind, kann es Junk-Mail oder alte Quittungen geben, die wichtig aussehen, es aber nicht sind. Denken Sie bei Ihrer Entscheidung über jedes Dokument nach und überlegen Sie, ob es in Zukunft tatsächlich nützlich sein könnte. Wenn Sie es nicht verpassen würden, wenn es für ein Jahr verschwunden wäre, ist es wahrscheinlich in Ordnung, es wegzuwerfen.
Schritt 4. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Dinge bei der Arbeit wegwerfen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorgesetzten fragen, bevor Sie etwas wegwerfen, da es möglicherweise wichtiger ist, als Sie denken. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen auch Richtlinien dazu, wie lange Dinge aufbewahrt und wie sie entsorgt werden müssen.
Schritt 5. Entscheiden Sie, welche Dinge aufbewahrt werden müssen
Dies hängt im Allgemeinen davon ab, wie aktuell oder nützlich sie sind. Gehen Sie diskret vor und überlegen Sie, ob die Dokumente in Zukunft nützlich oder notwendig sind. Wenn sie wirklich wichtig sind, behalte sie. Bewahren Sie Steuerinformationen, Versicherungsunterlagen und wichtige Dokumente für die folgenden Zeiträume auf:
- Bewahren Sie die Steuererklärungsinformationen sowie alle Belege für Artikel, die Sie von Ihren Steuern abgezogen haben, 7 Jahre lang auf. Der IRS kann jede Steuererklärung bis zu 6 Jahre nach Einreichung Ihrer Steuern prüfen.
- Bewahren Sie Versicherungsunterlagen, Hypothekenabrechnungen und Spendennachweise bis zu drei Jahre lang auf.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sehr wichtige Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunden, Sozialversicherungskarten, Titel, Urkunden und Pässe aufbewahren. Bewahren Sie sie sicher auf und werden Sie sie niemals los.
Schritt 6. Vernichten Sie jedes Dokument, das Sie beiseite gelegt haben
Das Wegwerfen von nicht geschredderten Dokumenten kann dazu führen, dass Ihre persönlichen Daten für jeden sichtbar werden, der sie sieht. Auch wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Dokument sensibel ist, sollten Sie es am besten vernichten, da es Adressen, Geburtsdaten oder andere Informationen enthalten kann.
Schritt 7. Vernichten oder zerstören Sie auch digitale Medien
Viele Städte und Geschäfte werden Shred-Tage haben, an denen Einheimische oder Angestellte alte Disketten, CDs oder Festplatten zur Vernichtung bringen können. Sie werden dafür sorgen, dass es richtig gemacht wird.
Teil 2 von 4: Organisieren Sie Ihre wichtigen Dokumente
Schritt 1. Beginnen Sie mit der Organisation der verbleibenden Dateien
Gehen Sie an einen Schreibtisch oder einen großen Tisch und ordnen Sie die Papiere in Stapeln an, die für Sie logisch und sinnvoll sind. Diese werden zu Ihren individuellen Dateien. Machen Sie Stapel, die Ihnen helfen, genau das zu finden, wonach Sie suchen. Betrachten Sie Kategorien für Wohnschränke wie:
- Dienstprogramme
- Auto
- Medizinisch
- Haustier
- Unternehmen
- Heim
- Steuern
- Finanzen
Schritt 2. Fragen Sie Kollegen um Rat zu Arbeitsschränken
Für die Organisation von Papieren an Ihrem Arbeitsplatz kann es spezielle Unternehmenskonventionen geben. Wenn nicht, archivieren Sie chronologisch oder alphabetisch. Fragen Sie ordentliche Kollegen, welche Systeme für sie am besten funktionieren.
Schritt 3. Halten Sie Ihre Kategorien einfach
Je spezifischer Sie werden, desto mehr Dateien haben Sie, was zu mehr Unordnung in Ihrem Schrank führt. Halten Sie Ihre Hauptdateien allgemeiner und organisieren Sie dann Dokumente darin.
Schritt 4. Entscheiden Sie, ob Sie nach Namen oder Datum organisieren möchten
Wenn Sie jedes Papier in den richtigen Stapel einsortiert haben, beginnen Sie, es so zu organisieren, dass es leicht zu finden ist.
- Bei alphabetischen Listen, wie Marken auf Quittungen, platzieren Sie Artikel, die mit A beginnen, oben auf dem Stapel und arbeiten Sie sich bis Z vor.
- Bei chronologischen Einreichungen, wie z. B. bei Steuererklärungen, legen Sie die neuesten Dokumente oben auf den Stapel und arbeiten Sie nach den ältesten Dokumenten unten.
Schritt 5. Legen Sie jeden Ihrer Stapel in einen Ordner
Legen Sie die Papiere so ein, dass sich das Dokument oben im Stapel vorne im Ordner befindet. Dadurch bleiben die Dokumente in derselben Reihenfolge, in der Sie sie organisiert haben.
Teil 3 von 4: Dateien leicht auffindbar machen
Schritt 1. Beschriften Sie jeden Ordner deutlich
Stellen Sie sicher, dass die Schrift auf der Registerkarte groß und gut lesbar ist und für Sie und andere in Ihrem Büro oder Ihrer Familie Sinn macht. Verwenden Sie einen Etikettendrucker für zusätzliche Klarheit.
Schritt 2. Lassen Sie jede Schublade ihre eigene Kategorie enthalten und beschriften Sie sie ebenfalls deutlich
Teilen Sie Ihre Akten auf eine für Sie sinnvolle Weise auf Schubladen auf, wobei jede Schublade eine eigene Kategorie enthält. Jede Kategorie sollte verwandte Dateien enthalten, die Ihnen helfen, Dinge leichter zu finden.
- Finanzielle Informationen wie Steuerunterlagen, Investitionsakten und Hypothekenabrechnungen können in einer Schublade landen.
- Persönliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Reisepässe und Krankenakten können in einer anderen Schublade landen.
- Bedienungsanleitungen für verschiedene Gegenstände könnten in andere gehen.
Schritt 3. Ziehen Sie in Erwägung, farbige Ordner zu verwenden
Wenn Sie die entsprechende Farbe speichern, werden Ihre Papiere viel leichter zu finden sein. Wenn Sie bereits Manilla-Ordner haben, fügen Sie ihnen Farbe mit Textmarkern oder farbigen Markern hinzu. Farbige Etiketten können für den gleichen Zweck subtiler verwendet werden.
Schritt 4. Verwenden Sie Ihr Farbsystem, um Unterkategorien in Ihren Schubladen zu erstellen
Eine Schublade mit Informationsmaterialien kann beispielsweise in Ordner wie "Elektronikhandbücher", "Handbücher für Elektrowerkzeuge" und "Handbücher für Reinigungszubehör" unterteilt sein.
Schritt 5. Ändern Sie Ihr System, wenn es keinen Sinn macht
Scheuen Sie sich nicht, nach einem oder zwei Monaten Gebrauch die Dinge zu ändern, die für Sie nicht funktionieren. Verschieben Sie verschiedene Dateien in den Vordergrund oder trennen Sie schwer zu unterscheidende Kategorien. Denken Sie daran, dass Ihr Aktenschrank ein System für Sie ist und zu Ihrem Arbeitsablauf passen muss.
Teil 4 von 4: Aufrechterhaltung der Organisation
Schritt 1. Seien Sie proaktiv, um organisiert zu bleiben
Achten Sie sofort auf eingehende Post und Dokumente, und legen Sie sie sofort ab, wenn Sie sie bearbeitet haben.
Schritt 2. Richten Sie einen Posteingang auf Ihrem Schreibtisch zu Hause oder im Büro ein
Sehen Sie einmal täglich Ihre eingehende Post durch. Auf diese Weise verlieren Sie nichts aus den Augen, und es wird sich nicht stapeln. Das Einreichen wird nicht so mühsam erscheinen, es wird nach und nach erledigt.
Schritt 3. Reorganisieren Sie Ihren Schrank häufig
Eine jährliche Reorganisation wird empfohlen, und Sie können sie sogar vierteljährlich bereinigen, wenn Sie eine große Anzahl von Dateien haben. Die Hauptursache für Unordnung in Aktenschränken sind alte Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen. Bereinigen und vernichten Sie die alten Dinge also nach Bedarf.
Schritt 4. Ziehen Sie in Erwägung, einige Ihrer Dateien in digitale Medien zu konvertieren
Je mehr Dokumente Sie in digitaler Form aufbewahren können, desto weniger Unordnung haben Sie in einem Aktenschrank. Gute Kandidaten für das Scannen sind Quittungen, Spendenbescheinigungen oder Kontoauszüge. Einige sind möglicherweise sogar bereits online verfügbar.
Schritt 5. Erstellen Sie ein Masterdokument
Erklären Sie im Dokument, wie Ihr Ablagesystem funktioniert und wo sich die Dinge befinden. Im Notfall oder bei unvorhergesehenen Problemen müssen andere möglicherweise wissen, wie Sie nach Ihren Dateien suchen können.
Tipps
- Halten Sie Ihre Aktenschränke verschlossen, wenn Sie neugierige Kinder oder neugierige Familienmitglieder haben.
- Wenn Sie ein Problem beim Öffnen des Schlosses haben, lesen Sie So knacken Sie ein Aktenschrankschloss.
- Bewahren Sie sehr sensible Dokumente wie Geburtsurkunden oder Eigentumsurkunden in einem Safe oder einer feuerfesten Dokumentenmappe auf, wenn Sie befürchten, dass der Aktenschrank nicht sicher genug ist.
Warnungen
- Wenn Sie in einem erdbebengefährdeten Gebiet leben, schrauben Sie die Schränke an eine stabile Wand. Dadurch wird verhindert, dass sie während eines seismischen Ereignisses auf eine Person fallen oder eine Tür blockieren.
- Laden Sie Ihre Dateien sorgfältig. Wenn eine obere Schublade voll und darunterliegende Schubladen leer sind, kann sie umkippen.
