Jeder hat wichtige Dokumente, von der Geburtsurkunde bis zur Bankverbindung, die er sicher aufbewahren möchte. Obwohl wir nie daran denken wollen, dass schlimme Dinge passieren, sind diese Dokumente alle von entscheidender Bedeutung, wenn es einen Notfall oder eine Katastrophe gibt. Glücklicherweise ist es einfach, sie zu lagern und zu schützen. Mit einigen Planungs-, Organisations-, Digitalisierungs- und Aufbewahrungstools können Sie alle Ihre wichtigen Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahren.
Schritte
Methode 1 von 2: Schützen Sie Ihre Dokumente
Schritt 1. Besorgen Sie sich einen tragbaren, feuerfesten Schließfach für wichtige Dokumente
Der beste Weg, um Ihre wichtigen Dokumente zu schützen, ist ein Schließfach zu Hause. Dies empfiehlt die FEMA für die Lagerung. Holen Sie sich eine feuerfeste, abschließbare Box, damit Ihre Dokumente im Notfall sicher sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Box leicht zu transportieren ist, damit Sie Ihre Dokumente mitnehmen können, wenn Sie abreisen müssen.
- Baumärkte oder Bürobedarfsgeschäfte führen in der Regel Dokumentenkoffer. Sie können sie auch online finden.
- Schließfächer können mit einem Schlüssel- oder Kombinationsschloss geliefert werden. Bewahren Sie den Schlüssel oder die Kombination in jedem Fall an einem sicheren Ort auf, den Sie erreichen können. Sagen Sie Ihrer Familie auch, wo sie diese finden können.
- Einige Leute denken, dass es der beste Plan ist, ihre Dokumente in einen Safe zu legen, aber Sie werden keinen großen oder schweren Safe tragen können. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente verlieren könnten, wenn Sie Ihr Zuhause verlassen müssen. Ein tragbares Schließfach ist eine viel bessere Wahl.
Schritt 2. Legen Sie alle Dokumente in Plastiktüten, bevor Sie die Box verschließen
Während Schließfächer normalerweise wasserdicht sind, kann es zu Undichtigkeiten kommen, insbesondere bei Überschwemmungen. Da Wasser wichtige Dokumente ruinieren kann, ist es am besten, eine zweite Schutzschicht hinzuzufügen. Legen Sie alle Dokumente in verschließbare Plastiktüten, bevor Sie sie in den Karton legen.
Als zusätzliche Vorsichtsmaßnahme gegen Hochwasserschäden können Sie die Box auch an einem hohen Ort aufbewahren, z. B. in einem Regal oder im zweiten Stock
Schritt 3. Lassen Sie das Schließfach an einem zugänglichen Ort, den Sie schnell erreichen können
Vielleicht möchten Sie nie daran denken, Ihr Zuhause so schnell zu verlassen. Wenn es jedoch einen Notfall wie eine Naturkatastrophe gibt, können Sie keine Zeit mit der Suche nach Ihren Dokumenten verschwenden. Lassen Sie Ihr Schließfach an einem leicht erreichbaren Ort, damit Sie es schnell greifen können. So sparen Sie im Notfall wertvolle Zeit.
- Sie sollten die Kiste ein wenig verstecken, nur für den Fall, dass ein Dieb in Ihr Haus eindringt. Es sollte ausreichen, es hinten in Ihren Schrank zu stellen, solange Sie wissen, wo es ist und es schnell bekommen können.
- Sagen Sie anderen Haushaltsmitgliedern auch, wo sich die Box befindet, falls sie schnell gehen müssen, wenn Sie nicht da sind.
Schritt 4. Beschriften Sie die Schachtel, damit sie leicht zu erkennen ist
Wenn Sie es eilig haben oder jemand anders nach der Kiste greifen muss, stellen Sie sicher, dass sie leicht zu identifizieren ist. Bringen Sie ein Etikett mit der Aufschrift „Wichtige Dokumente“an. So können Sie die Box im Notfall schnell finden und greifen.
Schritt 5. Sichern Sie alle Ihre wichtigen Dokumente mit digitalen Kopien
Es ist immer möglich, dass physische Dokumente beschädigt werden oder verloren gehen, daher ist eine digitale Sicherung sehr wichtig. Verwenden Sie einen Scanner und digitalisieren Sie alle Dokumente, die Sie im Schließfach aufbewahren. Auf diese Weise haben Sie Backups, wenn eines davon beschädigt wird oder verloren geht.
- Es gibt auch Smartphone-Apps, mit denen Sie Fotos aufnehmen und als PDF speichern können. Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Dokumente zu sichern.
- Das Digitalisieren weniger wichtiger Dokumente kann auch in Ihrem Zuhause eine gute Möglichkeit sein, Unordnung zu vermeiden. Wenn Sie sich mit zu viel Papierkram überfordert fühlen, kann dies Ihnen helfen, sich zu organisieren.
Schritt 6. Bewahren Sie Ihre digitalen Kopien an mindestens 2 sicheren Orten auf
Ein digitales Backup ist ein guter Anfang, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie diese schützen. Bewahren Sie Ihre digitalen Dateien im Allgemeinen an mindestens 2 Orten auf, damit Sie sie weniger wahrscheinlich verlieren. Sie können die Dateien auf einen Wechseldatenträger laden und diesen in Ihrem Schließfach belassen und die Dateien auch auf ein sicheres Cloud-Speicherkonto hochladen. Auf diese Weise haben Sie im Notfall mehrere Möglichkeiten, auf Ihre Dokumente zuzugreifen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ordner, in denen Sie wichtige Dokumente speichern, mit einem Kennwort schützen. Setzen Sie Ihre Cloud-Dateien auf privat und legen Sie ein Kennwort für die Ordner auf Ihrem Computer oder Flash-Laufwerk fest.
- Sie können das Flash-Laufwerk oder die Festplatte auch in einem anderen Schließfach bei Ihrer Bank aufbewahren. Auf diese Weise haben Sie digitale Kopien an 2 physischen Standorten.
Methode 2 von 2: Speichern der richtigen Dokumente
Schritt 1. Legen Sie alle Ihre persönlichen Ausweisdokumente in das tragbare Schließfach
Im Katastrophenfall müssen Sie Ihre Identität und Ihre familiären Beziehungen nachweisen können. Bewahren Sie Originale von allem, was Sie benötigen, um sich und Ihre Familie zu identifizieren, im Schließfach auf.
- Zu den Dokumenten zur Selbstauskunft gehören Ihr Reisepass, Ihre Geburtsurkunde, Ihre Sozialversicherungskarte und die Green Card oder Einwanderungsunterlagen. Sie sollten auch eine Kopie Ihres Führerscheins oder Ihres staatlich ausgestellten Ausweises hinterlassen.
- Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt beim Militär gedient haben, geben Sie auch Ihren Dienstausweis und Ihre Aufzeichnungen an.
- Fügen Sie für Ihre familiären Beziehungen Ihre Heirats- oder Scheidungsunterlagen, Geburtsurkunden der Kinder, Adoptions- oder Sorgerechtspapiere sowie Unterlagen oder Kennzeichen zum Besitz von Haustieren bei.
Schritt 2. Speichern Sie Ihre Finanzunterlagen, um zu beweisen, was Sie besitzen
Finanz- und Eigentumsnachweise sind wichtig für die Erstattung und Versicherung nach jeder Art von Katastrophe, also legen Sie diese immer auch in Ihr Schließfach. Legen Sie Papierdokumente über alles, was Sie besitzen, und alle Ihre Vermögenswerte, damit Sie sie wiederherstellen können, wenn es einen Unfall gibt und Sie gehen müssen.
- Wichtige Eigentumsnachweise umfassen die Eigentumsurkunde, die Wertermittlung des Eigentums, das Eigentum an Ihrem Auto und andere Zulassungsdokumente, Ihr Testament sowie Bank- und Rentenkontoinformationen. Fügen Sie auch Kopien Ihrer Versicherungspläne bei.
- Im Allgemeinen sollten auch Aufzeichnungen über jüngste oder laufende finanzielle Verpflichtungen in das Feld aufgenommen werden. Beispiele hierfür sind Ihre Hypothekendokumente, Darlehensinformationen, Unterhalt, Kindergeld, automatische Zahlungsaufzeichnungen für Kabel, Fitnessstudios, Versorgungsunternehmen oder Abonnements sowie die neuesten Steuererklärungen.
- Wenn Sie Ihr Haus mieten, anstatt es zu besitzen, fügen Sie Ihren Mietvertrag oder Mietvertrag bei.
Schritt 3. Fügen Sie Ihre medizinischen Unterlagen hinzu, damit Sie sie nicht verlieren
Im Notfall benötigen Sie auch Ihre Gesundheits- und Krankenakte. Stellen Sie sicher, dass Sie über Impf- und Impfunterlagen, Listen der Medikamente, die Sie einnehmen, eine Liste Ihrer Allergien oder Gesundheitszustände, Ihre Krankenversicherungsinformationen, Formulare für medizinische Vollmachten und Kontaktinformationen für Ihre Ärzte und Ihren Zahnarzt verfügen, damit Sie sie erreichen können, wenn Sie müssen, zu … haben.
- Denken Sie daran, alle diese Informationen auch für andere Mitglieder Ihres Haushalts oder Ihrer Familie anzugeben.
- Wenn Sie eine Behinderung haben, stellen Sie sicher, dass Sie Aufzeichnungen hinzufügen, die dies belegen, sowie alle Unterlagen für Ihre Leistungen oder Entschädigungen.
- Wenn Sie ein Haustier haben, legen Sie auch Veterinärunterlagen bei.
Schritt 4. Machen Sie Fotos von wertvollen Gegenständen oder Eigentum für den Versicherungsschutz
Nicht alles, was Sie besitzen, passt in Ihr Schließfach, daher kann es hilfreich sein, Fotos von wertvollen Gegenständen aufzubewahren, wenn etwas beschädigt ist und Sie Versicherungsansprüche geltend machen müssen. Machen Sie Fotos von Wertgegenständen, die bei einem Unfall beschädigt werden könnten. Speichern Sie physische Kopien der Bilder in der Box und laden Sie auch digitale Kopien auf ein Flash-Laufwerk oder eine Cloud-Speicherdatei hoch.
Einige Gegenstände, für die Sie möglicherweise eine Abdeckung benötigen, sind Ihr Zuhause, Ihr Auto, Ihre Kunstwerke, Sammlerstücke oder teure Elektronik
Schritt 5. Lassen Sie für alle Fälle etwas Bargeld im Schließfach
Bei einem Stromausfall oder wenn Sie Ihr Haus verlassen müssen, können Sie möglicherweise nicht auf Ihr Bankkonto zugreifen. Hinterlassen Sie einen Notfall-Bargeldfonds mit kleinen Scheinen, nicht höher als 20-Dollar-Scheine, nur für den Fall, dass Sie in einem Notfall Geld benötigen.
Es ist zwar wichtig, Notfall-Bargeld zu haben, aber lassen Sie nicht alle Ihre Ersparnisse drin. Geld auf einem Bankkonto ist von der FDIC versichert und Geld in Ihrem Schließfach nicht. Es ist besser, den größten Teil Ihrer Ersparnisse auf der Bank zu lassen und nur das zu speichern, was Sie in bar benötigen
Schritt 6. Verwenden Sie einen abschließbaren Aktenschrank für weniger wichtigen Papierkram
Jeder Haushalt hat viele andere Papiere, die nicht kritisch sind und nicht in Ihrem Schließfach sein müssen. Diese Unterlagen lassen sich am besten in einem abschließbaren Aktenschrank aus Metall aufbewahren. So bleiben sie geschützt und organisiert, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, sie mitzunehmen, wenn Sie Ihr Zuhause verlassen müssen.
- Einige wichtige, aber unkritische Papiere umfassen aktuelle Kontoauszüge, Steuererklärungen, die älter als ein Jahr sind, Schul- oder Arbeitspapiere, Stromrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und wichtige Quittungen.
- Im Allgemeinen können Sie Rechnungen oder Kontoauszüge, die älter als ein Jahr sind, vernichten. Sie können sie auch digitalisieren, wenn Sie Aufzeichnungen ohne Unordnung führen möchten.
Tipps
- Wenn Sie Ihre Dokumente lieber außer Haus aufbewahren möchten, können Sie auch bei Ihrer Bank ein Schließfach mieten. Fragen Sie einen Kassierer nach Ihren Möglichkeiten.
- Um sich auf einen Notfall vorzubereiten, ist es auch eine gute Idee, Lebensmittel, Wasser, Medikamente, Taschenlampen, ein tragbares Radio und ein Erste-Hilfe-Set aufzubewahren.
Warnungen
- Wenn es jemals einen Notfall gibt und Sie Ihr Zuhause sofort verlassen müssen, priorisieren Sie die Sicherheit aller. Ihre Dokumente können warten, bis alle anderen draußen sind.
- Setzen Sie Ihr Leben oder Ihre Sicherheit nicht in Gefahr, um Ihre Dokumente zu retten.
