Die alphabetische Ablage ist eine grundlegende Methode zum Organisieren von Dokumenten, mit der Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Dateien schnell speichern, darauf zugreifen und verwalten können
Indem Sie die alphabetische Ablage in Ihrem Leben implementieren, stellen Sie sicher, dass alle Dokumente geschützt und leicht verfügbar sind. Es gibt viele Regeln, wie man in englischer Sprache alphabetisch ablegen kann, um ein vernünftiges Ablagesystem zu erhalten. Glücklicherweise ist es einfach, mit neuen Dokumenten zu beginnen und dennoch keine schwierige Änderung vorzunehmen, wenn Sie neu organisieren müssen!
Schritte
Teil 1 von 2: Alphabetisch ablegen
Schritt 1. Entscheiden Sie sich für das alphabetische System, das Sie verwenden möchten
Selbst etwas scheinbar Einfaches wie die alphabetische Ablage bietet mehrere Optionen zur Auswahl. Es ist wichtig, dass Sie sich für ein System entscheiden und es konsequent verwenden.
- Bei der buchstabenweisen Ablage wird jeder Buchstabe in jedem Wort in der Reihenfolge des Erscheinens berücksichtigt, wobei Leerzeichen zwischen den Wörtern ignoriert werden.
- Die Wort-für-Wort-Ablage ordnet Elemente basierend auf dem ersten Buchstaben jedes Wortes nacheinander an.
- Bei der einheitsweisen Ablage werden jedes Wort, jede Abkürzung und jedes erste Bestellelement entsprechend diesen berücksichtigt. Im Allgemeinen wird das Einheit-für-Einheit-System empfohlen.
Schritt 2. Elemente gruppieren
Sobald Sie alle Elemente haben, die Sie ablegen müssen, entscheiden Sie, wie Sie die Dateien gruppieren möchten. Sie können das Wörterbuchformat wählen, in dem alle Dateien in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden, unabhängig vom Dateityp oder den darin enthaltenen Elementen. Sie können auch das Enzyklopädie-Format verwenden, bei dem Elemente nach Typ oder Thema gruppiert werden und dann jede Gruppe alphabetisch geordnet wird.
Wenn Sie viele verschiedene Arten von Artikeln ablegen müssen (Rezepte, Steuerbelege, Briefe usw.), kann es hilfreich sein, das Enzyklopädie-Format zu verwenden. Gruppieren Sie die Elemente zuerst nach Typ und sortieren Sie dann die Elemente in jeder Gruppe alphabetisch. Halten Sie die Gruppen durch Trennzeichen oder Farbcodierung getrennt
Schritt 3. Indizieren Sie Ihre Dateien
Bei der Indexierung wird jeder Abschnitt eines Titels in der richtigen Einheit platziert. Um Artikel zu indizieren, bevor Sie sie ablegen, müssen Sie die Elemente jedes Artikelnamens aufschlüsseln und einen neuen alphabetischen Namen erstellen, der sich vom Standardnamen unterscheiden kann. Zum Beispiel:
- Angenommen, Sie müssen die folgenden Elemente indizieren und ablegen: einen Artikel über Erdferkel mit dem Titel „Nächtliche Fütterung von Erdferkeln“, eine Biografie der bekannten Erdferkel-Expertin Jane A. Doe und eine Werbebroschüre für eine Erdferkel-Ausstellung im Detroit Zoo.
- Die Biographie von Jane A. Doe würde als „Doe, Jane A.“indiziert, da die Nachnamen bei der Einreichung an erster Stelle stehen. Sie würde unter dem Buchstaben „D“abgelegt werden.
- Der Artikel „Nächtliche Fütterung von Erdferkeln“könnte unverändert indiziert werden, wenn Sie die Gruppierung im Wörterbuchstil wählen. Es könnte unter dem Buchstaben „N“(für „Nocturnal“) abgelegt werden, indem diese Gruppierung verwendet wird.
- Alternativ können Sie „Nächtliche Fütterung von Erdferkeln“als „Erdferkel, nächtliche Fütterung von“indizieren. Dies wäre sinnvoll, wenn Sie eine Gruppierung im Stil einer Enzyklopädie verwenden und nicht nur Elemente ablegen, die sich auf Erdferkel beziehen. Der Artikel würde dann unter „A“abgelegt werden.
- Die Werbebroschüre könnte als „Erdferkel, Exponate (Detroit Zoo)“indexiert werden Zoo)."
- Alternativ könnte die Werbebroschüre als "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" indiziert werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie mehrere Artikel mit Bezug zum Detroit Zoo erwarten oder eine Gruppierung im Stil einer Enzyklopädie verwenden möchten, um Artikel nach zu ordnen geographische Lage.
Schritt 4. Ordnen Sie die Dateien alphabetisch nach ihrem indizierten Namen
Die allgemeine Regel für die alphabetische Ablage ist die Reihenfolge von A (erster) bis Z (letzter). Verwenden Sie immer spezifischere Informationen, um einzelne Artikel zu unterscheiden und zu bestellen. Zum Beispiel:
- Die Reihenfolge Ihrer indizierten Dateien im vorherigen Schritt könnte dann (je nach verwendetem System) lauten: „Doe, Jane A.“, „Detroit Zoo (Erdferkel-Ausstellung)“und „Nächtliche Fütterung von Erdferkeln“ODER „Erdferkel, Exponate (Detroit Zoo), „Erdferkel, nächtliche Fütterung von“und „Doe, Jane A.“
- Eine Datei für „Wallaby“würde nach einer Datei für „Emu“kommen. Eine Datei für "Känguru" würde dazwischen kommen und eine Datei für "Aardvark" würde vor einer für "Bear" und einer für "Emu" kommen. Dies würde Ihnen die folgende Dateireihenfolge geben: "Erdferkel", "Bär", "Emu", "Känguru", "Wallaby".
- Wenn Sie dann eine Datei für „Ameisenbär“hinzufügen, würde sie nach allen Dateien für „Aardvark“kommen. Da beide mit dem Buchstaben „A“beginnen, müssen Sie sich den zweiten Buchstaben jedes Wortes („N“bzw. „A“) ansehen, um die Reihenfolge zu bestimmen, und dann die Dateien danach anordnen. Die neue Reihenfolge wäre: „Erdferkel“, „Ameisenbär“, „Bär“, „Emu“, „Känguru“, „Wallaby“.
Schritt 5. Beschriften Sie Ihre Dateiordner
Um das Auffinden von Elementen zu erleichtern, beschriften Sie jeden Dateiordner mit dem richtigen indizierten Namen der darin enthaltenen Elemente. Dies erleichtert auch das Einfügen neuer Dateien in der richtigen Reihenfolge.
- Legen Sie die Elemente in den dafür vorgesehenen Ordner.
- Es kann auch hilfreich sein, Ihre Dateien farblich zu kennzeichnen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise eine Gruppierung im Stil einer Enzyklopädie verwenden, weisen Sie jeder Gruppe eine separate Farbe zu und beschriften Sie jedes Element/jede Datei in jeder Gruppe mit der entsprechenden Farbe.
Schritt 6. Dokumentieren Sie das Indexierungs- und Ablagesystem
Seien Sie mit Ihrem Indexierungs- und Ablagesystem konsistent, was auch immer es ist. Stellen Sie sicher, dass jeder mit Zugriff auf die Dateien das System kennt. Sie können beispielsweise ein Dokument erstellen und freigeben, das Ihre Ablagesystemregeln detailliert beschreibt. Dies wird jedem helfen, das Ablagesystem effizient zu nutzen.
Schritt 7. Legen Sie neue Elemente richtig ab
Platzieren Sie Dateien basierend auf den indizierten Namen und der alphabetischen Reihenfolge gemäß dem von Ihnen verwendeten System im Schrank. Verschieben Sie die aktuellen Dateien nach Bedarf, um neue Dateien an der richtigen Stelle zu platzieren.
Teil 2 von 2: Umgang mit Sonderfällen
Schritt 1. Legen Sie Elemente unter ihrem signifikanten Begriff ab
Manchmal ist es sinnvoll, Elemente basierend auf Schlüsselwörtern zu archivieren, unabhängig von der Reihenfolge, in der Wörter in einem Titel oder Namen erscheinen. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Datei mit dem logischsten Begriff indiziert und gefunden werden kann. Zum Beispiel
„First Bank of Chicago“könnte indiziert und als „Chicago, First Bank of“abgelegt werden. „Chicago“ist der Schlüsselbegriff in diesem Eintrag und nicht „First“oder „Bank“, insbesondere wenn Sie andere Artikel mit ähnlichen Namen wie „First Bank of Tulsa“oder „Chicago Bank and Trust“haben
Schritt 2. Namen nach Nachnamen ordnen
Typische Archivierungsstandards empfehlen, Personen zuerst nach dem Nachnamen zu indizieren, da der Nachname als der signifikante Begriff gilt.
- Somit würde „Jane A. Doe“indiziert und als „Doe, Jane A“abgelegt.
- Setzen Sie Titel (Dr., Frau, Major, etc.) am Ende. "DR. Jane A. Doe“, zum Beispiel, würde indiziert und als „Doe, Jane A., Dr.“abgelegt.
- Im Allgemeinen ordnen Sie Namen, wie sie geschrieben werden, Buchstabe für Buchstabe an. Zum Beispiel würde „MacDonald“vor „McDonald“kommen. Ebenso werden „D“, „L“, „Le“, „de“usw. als Teil des Namens betrachtet, nicht als separate Einheiten. Bestellen Sie beispielsweise die Dateien „Heinlein“, „Le Guin“, „L’Engle“und „Wolfe“in dieser Reihenfolge (und NICHT als „L’Engle, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Eine häufige Ausnahme von diesen Namensregeln ist, wenn der Name einer Person Teil eines Geschäfts- oder Organisationsnamens ist. Behandeln Sie in diesen Fällen den Namen der Person als Einheit innerhalb des Firmennamens. Zum Beispiel würde „Jane A. Doe Pest Control“unter „J“abgelegt und NICHT als „Doe, Jane A. Pest Control“indiziert.
Schritt 3. Ignorieren Sie Artikel, Konjunktionen und Präpositionen
Artikel (wie „ein“, „an“und „der“), Konjunktionen (wie „und“, „aber“und „oder“) und Präpositionen (wie „für“, „von“, und „in“) werden bei der alphabetischen Indexierung und Ablage im Allgemeinen übersprungen, da sie nicht als signifikante Begriffe gelten. Dies ist selbst dann der Fall, wenn sie den Anfang des Namens eines Artikels bilden. Zum Beispiel:
- „An Investigation of Emu Feeding Practices“würde unter „E“für „Emu“(das bedeutsame Wort im Titel dieses Artikels) und nicht unter „A“für „an“abgelegt werden.
- "Doe and Smith Pest Control" würde nach "Doe, Jane A." Beide indizierten Namen beginnen mit dem Wort „Doe“, sodass Sie jeweils zum nächsten signifikanten Begriff („Smith“bzw. „Jane“) übergehen, um die Dateireihenfolge zu bestimmen. Ignorieren Sie das Wort „und“, da es nicht von Bedeutung ist.
Schritt 4. Behandeln Sie Abkürzungen, als wären sie ausgeschrieben
Beim Indizieren und Ablegen von Elementen können Abkürzungen wie „Mfg“auftreten. (für „Herstellung“) oder „Inc.“(für „Eingebaut“). Im Allgemeinen sollten Sie Elemente so indizieren und ablegen, als ob diese Abkürzungen ausgeschrieben wären, und nicht nur als Buchstabenfolge.
Zum Beispiel würde „Jane A. Doe Mining Company“nach „Jane A. Doe Mfg“abgelegt
Schritt 5. Geben Sie die Zahlen normalerweise ein
Beim alphabetischen Ablegen von Elementen können Sie auf Ziffern in ihren Titeln stoßen. Im Allgemeinen Dateinummern normalerweise, anstatt sie ausbuchstabieren zu lassen. Zahlen werden auch vor Buchstaben abgelegt.
- Zum Beispiel würde „3M Company“vor „100 Great Business Ideas“abgelegt werden (da „3“vor „100“kommt).
- „Great Business Ideas“und „Great Business Leaders“würden nach „100 Great Business Ideas“abgelegt, da Zahlen vor Buchstaben angeordnet sind.
- Bereits ausgeschriebene Zahlen werden als Wörter und nicht als Zahlen behandelt. Ordnen Sie beispielsweise die Elemente „100 großartige Geschäftsleiter“, „Großartige Geschäftsideen“und „Zweihundert großartige Geschäftsideen“in dieser Reihenfolge ab.
- Wenn es jedoch Ihren Ablagezwecken dient, können Sie eine Ausnahme machen und Ziffern immer so ablegen, als wären sie ausbuchstabiert.
Schritt 6. Behandeln Sie alle Sonderzeichen
Alle nicht alphabetischen oder nicht numerischen Zeichen, die beim Indexieren und Ablegen von Elementen auftreten, müssen berücksichtigt werden. Was mit diesen Zeichen zu tun ist, hängt jedoch von ihrem Typ ab:
- Satzzeichen (wie Apostrophe, Punkte und Kommas) werden beim Indizieren und Ablegen von Elementen im Allgemeinen ignoriert. Legen Sie beispielsweise „Washington’s Best Coffee“und „Washington State Fair“in dieser Reihenfolge ab.
- Diakritische Zeichen werden wie der entsprechende Buchstabe ohne diakritisches Zeichen behandelt. Legen Sie beispielsweise „Éclair“als „Eclair“und „Über“als „Uber“ab. Ausgenommen hiervon ist, dass Sie nach dem Alphabet einer Sprache ablegen, die diakritische Zeichen verwendet. In diesem Fall sollten Sie der normalen alphabetischen Reihenfolge dieser Sprache folgen.
Schritt 7. Verwenden Sie bei Bedarf die allgemeine Regel „nichts vor etwas“
Im Allgemeinen werden Leerzeichen (einschließlich Satzzeichen und andere übersprungene Elemente) bei der alphabetischen Ablage ignoriert. Verwenden Sie jedoch in Fällen, in denen Sie Artikel haben, die auf die gleiche Weise beginnen, ein Leerzeichen oder die Regel "nichts vor etwas", um die Einreichungsreihenfolge festzulegen.
- Legen Sie beispielsweise „North East Bank“, „North East Manufacturing“und „Northeast Bank“in dieser Reihenfolge ab.
- Ebenso "Doe, Jane A." vor "Doe, Jane A., Dr."
Schritt 8. Unterscheiden Sie Dateien bei Bedarf durch detailliertere Informationen
In seltenen Fällen reichen alphabetische Angaben nicht aus, um die Reihenfolge der Dateien zu bestimmen. In diesen Fällen müssen Sie weitere Informationen verwenden, um Artikel zu indizieren und zu bestellen. Markieren Sie diese Zusatzinformationen auf den jeweiligen Dateien, um sie besser unterscheiden zu können. Zum Beispiel:
- Wenn Sie Artikel für zwei verschiedene Personen namens Jane A. Doe haben, können Sie diese nach Geburtsdatum bestellen. Die Akte „Doe, Jane A. (geb. 1853)“würde somit vor der Akte „Doe, Jane A. (geb. 1967)“stehen.
- Sie können Artikel auch nach geografischen Gesichtspunkten ordnen, wenn Sie Unterscheidungen treffen müssen. Wenn Sie Dateien für drei verschiedene Banken an drei verschiedenen Standorten haben und jede Bank „First United Bank and Trust“heißt, können Sie sie alphabetisch in der Reihenfolge „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Trust (Oklahoma)“und „First United Bank and Trust (South Dakota).“
- Wenn Sie Artikel für zwei verschiedene Bären oder Bärenarten hätten, würden Sie sie entsprechend nach Art, geografischem Standort usw. in dieser Reihenfolge) oder Dateien zu "Bears (European)" und "Bears (North American)" (in dieser Reihenfolge).
Schritt 9. Veröffentlichen Sie Ausnahmen und Sonderregeln
Stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Dateien verwendet, alle Ausnahmen von Standardrichtlinien kennt, die in Ihrem Ablagesystem berücksichtigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder das Ablagesystem richtig und effizient nutzen kann.
