Eine Leistungsbeschreibung (SOW) ist ein Dokument (und normalerweise ein rechtsgültiger Vertrag), das die Vereinbarung zwischen einem Auftragnehmer und einem Kunden formalisiert. Für jedes Projekt werden in der SOW die spezifischen zu erbringenden Leistungen (in der Regel aufgeschlüsselt in einzelne zu erledigende Aufgaben), die Zeit, in der diese Aufgaben und Leistungen zu erbringen sind, sowie die Höhe und Fälligkeit der Zahlung festgelegt. Sein grundlegender Zweck besteht darin, als Roadmap für das Projekt zu dienen und die Erwartungen der Parteien zu dokumentieren. Es sollte eine klare, einfache englische Beschreibung von „Warum“, „Wer“, „Was“, „Wie“, „Wann“, „Wo“und „Wie viel?“sein.
Schritte
Methode 1 von 2: Befolgen der allgemeinen Richtlinien
Schritt 1. Schreiben Sie die SOW, bevor Sie mit der Arbeit beginnen
Die SOW wird normalerweise erstellt, nachdem die Kernvertragsverhandlungen abgeschlossen sind, aber bevor mit der Arbeit an einem Projekt begonnen wird. Manchmal jedoch (insbesondere bei zeitkritischen Projekten) können die Verhandlungen nach Beginn der Arbeiten fortgesetzt werden und die SOW wird erst abgeschlossen, wenn das Projekt in vollem Gange ist.
Schritt 2. Suchen Sie nach dem erforderlichen SOW-Format
Es gibt keine einzige Standard-SOW, da verschiedene Branchen und Projekte unterschiedliche Ergebnisse und Arbeitsabläufe haben. Eine gute SOW ist eine maßgeschneiderte SOW.
Schritt 3. Machen Sie es gleich beim ersten Mal richtig
Während die ursprüngliche SOW selbst normalerweise nicht überarbeitet wird, wird normalerweise eine separate Nebenvereinbarung namens Änderungsauftrag verwendet, um die Bedingungen der SOW zu ändern. Es ist eine gute Idee, der SOW ein leeres Änderungsauftragsformular beizufügen. Denken Sie daran, dass Änderungsaufträge die Kosten des Projekts erhöhen können. Eine gut geschriebene SOW kann dazu beitragen, die Notwendigkeit eines Änderungsauftrags zu reduzieren. Kein Kunde möchte in einer Position sein, in der seine spezifischen Erwartungen undokumentiert bleiben, was zu Verzögerungen, einer Erhöhung der Gesamtkosten oder Unzufriedenheit führen kann.
Methode 2 von 2: Beherrschung von Stil und Besonderheiten in SOWs
Schritt 1. Fügen Sie das Ziel hinzu
Dieser Abschnitt beantwortet die Frage „Warum?“Es ist ein allgemeiner Überblick über das Projekt und seine Ziele. Allgemeine Beschreibungen sind beim Entwurf dieser „Vogelperspektive“des Projekts akzeptabel, aber vermeiden Sie Formulierungen, die auf mehr als eine Weise interpretiert werden könnten. Klar sein; beschreiben messbare und erreichbare Ziele, die realistischerweise im vorgegebenen Zeitrahmen erreicht werden können.
Schritt 2. Fügen Sie eine Diskussion über den Anwendungsbereich hinzu
Dieser Abschnitt enthält eine endgültige Aussage (keine Optionen oder Alternativen) des „Was?“und wie? Was ist die Arbeit? Wie wird es bewerkstelligt? Oder oft, was NICHT die Arbeit ist und was NICHT erreicht wird. Was sind die Annahmen? Welche Leistungen (Artikel, die der Auftragnehmer einem Kunden zur Prüfung und Genehmigung vorlegt) werden produziert? Was, abgesehen von den Leistungen, administrativ (Projektmanagement) in Bezug auf Fortschrittsberichte, Zeiterfassung und andere Kommunikationen passieren muss.
Schritt 3. Standort hinzufügen, falls möglich
In diesem optionalen Abschnitt wird beschrieben, wo die Arbeit ausgeführt wird (sofern relevant).
Schritt 4. Fügen Sie einen Zeitrahmen hinzu
Dieser optionale Abschnitt gibt die zulässige Gesamtzeit für den Projektabschluss, die maximal abrechenbaren Stunden pro Zeitraum und bestimmte Zeiten für formelle Überprüfungen oder andere Projektmeilensteine an.
Schritt 5. Legen Sie den Zeitplan fest
In diesem Abschnitt wird angegeben, welche Aufgaben bis zu welchem Datum/zu welcher Uhrzeit abgeschlossen sein sollten und wer dafür verantwortlich ist. Aufgaben- und Ergebnisbeschreibungen (vor allem zu erbringende Leistungen) sollten detailliert, eindeutig und einfach sein, damit sie leicht verständlich sind. Abgesehen von den zu erbringenden Leistungen kann der Zeitplan Einträge für Qualitätssicherungstests, Verbrauchertests und Fortschrittsberichte enthalten.
- Während der Zeitplan spezifisch sein sollte, konzentrieren Sie sich nicht auf das „Wie“, da dies dem erfolgreichen Projektabschluss zu viele Hürden aufwerfen kann. Eine grundlegende Beschreibung der anzuwendenden Methodik ist ausreichend.
- Der Zeitplan enthält häufig Details zu Annahmekriterien (um die Qualität des Ergebnisses zu messen) und Zahlungsmeilensteinen (normalerweise bei Annahme wichtiger Leistungen), obwohl diese in einem anderen, separaten Abschnitt beschrieben werden können.
Schritt 6. Fügen Sie einen Abschnitt zur Annahme hinzu
In diesem Abschnitt wird der Mechanismus beschrieben, wie die Parteien bestimmen, ob das Produkt oder die Dienstleistung akzeptabel ist. Die Kriterien können von messbaren Qualitätsstandards bis hin zu einer vorgegebenen Anzahl von Tests reichen, müssen sich aber in jedem Fall einer objektiven Bewertung unterziehen.
Schritt 7. Geben Sie die Standards an
In diesem Abschnitt werden alle Industriestandards beschrieben, die erfüllt werden müssen, um den Vertrag zu erfüllen. Anstatt die Industriestandards in der SOW physisch wiederzugeben, ist es ausreichend, speziell auf eine Reihe von Standards zu verweisen.
Schritt 8. Fügen Sie alle Personalanforderungen hinzu
In diesem Abschnitt werden alle besonderen Personalanforderungen festgelegt, z. B. Anzahl der Mitarbeiter, die das Projekt besetzen, Bildungsanforderungen (Abschlüsse oder Zertifizierungen).
Schritt 9. Notieren Sie den Preis
In diesem Abschnitt wird die Frage „Wie viel?“behandelt. Ist die Zahlung eine feste Gebühr? Wie wirken sich Ausgaben/Kosten aus? Wird die Zahlung als Pauschalbetrag oder in Raten geleistet? Wie ist der Zahlungsplan? Gibt es Zahlungsmeilensteine?
Schritt 10. Nehmen Sie alle Annahmen auf
Die meisten Projekte sind von verschiedenen Unbekannten durchdrungen, für die die Parteien verschiedene Annahmen treffen müssen. Im Wesentlichen sind Annahmen die Bedingungen, von denen der Auftragnehmer erwartet, dass sie vorliegen, um das Projekt gemäß den Bedingungen der Leistungsbeschreibung abzuschließen. Beispielsweise kann der Auftragnehmer davon ausgehen, dass seinen Mitarbeitern zur Installation der gelieferten Software Zugang zum Computernetzwerk des Auftraggebers gewährt wird. Der Abschnitt Annahmen sollte so viele solcher Annahmen wie möglich identifizieren und einen Notfallplan oder die Konsequenzen für den Fall darlegen, dass Annahmen fehlschlagen.
Schritt 11. Fügen Sie Parameter für das Projektmanagement hinzu
In diesem Abschnitt wird der Prozess zur Überwachung des Projektfortschritts beschrieben. Enthalten Sie Elemente wie: Wöchentliche Meetings, Regelmäßige Statusberichte, Regelmäßige Fortschrittsberichte und Projektmanagement-Team-Meetings. Dieser Abschnitt ist auch ein guter Ort, um alle zusätzlichen Verpflichtungen zu beschreiben, die sich aus dem Projekt ergeben könnten, wie z. B. Wartung und Reparatur nach der ersten Planung und/oder Installation.
Tipps
- Gegebenenfalls liegt es im Interesse des Auftraggebers, einen Teil der Schlusszahlung zurückzuhalten, bis nachgewiesen ist, dass alle Leistungen zusammenwirken.
- Im Allgemeinen sollte eine gut formulierte SOW keine externen Dokumente (abgesehen von Industriestandards) referenzieren.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Versprechen, die Sie während Verkaufsgesprächen und Vertragsverhandlungen gemacht haben, in Ihrem SOW festhalten, bevor das Projekt beginnt.
- Verwenden Sie bei der Detaillierung des Zeitplans eine Kalendersprache, die eine gewisse Flexibilität ermöglicht. Zum Beispiel „zwei Monate nach X, Q. A. Tests werden abgeschlossen sein “statt „Am 5. Juni, Q. A. die Prüfung wird abgeschlossen." Dies ermöglicht einen reibungslosen Projektablauf (ohne Änderungsaufträge), sollte es zu einer Verzögerung im Prozessverlauf kommen.
- Die SOW kann als „vertraulich“bezeichnet werden. Wenn dies der Fall ist, sollte die SOW einen kurzen Abschnitt enthalten, in dem die Konsequenzen (normalerweise eine feste Geldstrafe) für jede Verletzung der Vertraulichkeit beschrieben werden.
