Wenn Sie mit der Schülervertretung Ihrer Schule zusammenarbeiten, werden Sie möglicherweise an der Planung des Heimkehrtanzes beteiligt. Ein Schultanz ist eine große Veranstaltung, und richtig zu planen bedeutet nicht nur, Themen und Dekorationen auszuwählen, sondern auch Budgets auszugleichen, Unterhaltung zu buchen und eine große Anzahl von Freiwilligen zu koordinieren. Der Planungsprozess kann langwierig sein, aber wenn Sie zu Beginn genügend Hilfe, Geld und Zeit haben, können Sie einen erfolgreichen Heimkehrtanz aufführen.
Schritte
Teil 1 von 4: Menschen einbeziehen
Schritt 1. Rekrutieren Sie Freiwillige
Die Planung eines Tanzes erfordert viel Arbeit, daher ist es am besten, ein Team von Leuten zu haben, die helfen. Bilden Sie ein Komitee von 5-10 Freiwilligen, die am Heimkehrtanz mitarbeiten möchten.
- Beziehen Sie die Klassenbeamten mit ein. Dies ist eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Klassen bei der Entscheidungsfindung eine gleichberechtigte Stimme haben.
- Rekrutieren Sie von außerhalb der Studentenverwaltung. Wenn Ihre Organisation dies zulässt, rekrutieren Sie Studenten aus dem gesamten Campus, die sich an Führungsaktivitäten beteiligen möchten.
- Arbeiten Sie mit anderen Organisationen wie Pep-Gruppen oder Studentenführungsgruppen zusammen. Dies bietet Ihnen mehr Unterstützung durch die Studierendenschaft sowie potenzielle Freiwillige.
Schritt 2. Erstellen Sie eine grundlegende To-Do-Liste
Mit fortschreitender Tanzplanung kann diese Liste wachsen, aber sie wird Ihrem Team helfen, bei der Sache zu bleiben. Anfangen mit:
- Datum
- Thema
- Standort
- Dekorationen
- DJ
- Fotograf
- Erfrischungen
- Begleitpersonen
- Budget
- Fakultätsberater
Schritt 3. Delegieren
Sobald Sie Ihre Freiwilligen haben, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie alle wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind. Geben Sie bestimmten Personen die Verantwortung für bestimmte Angelegenheiten und delegieren Sie, was zu tun ist, an die richtige Person.
- Einige Aufgaben, wie die Auswahl eines Beraters und eines Themas, sollten im Team erledigt werden. Andere, wie das Einholen von Angeboten von Veranstaltungsorten und Fotografen, können von einer Einzelperson oder einem kleinen Unterausschuss bearbeitet werden.
- Haben Sie Gruppen, um Veranstaltungsort, Unterhaltung, Werbung und Ticketverkauf sowie Dekoration abzudecken.
- Melden Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team. Fragen Sie "Haben wir das schon abgeschlossen?" oder „Wie geht es uns mit der Suche nach einem DJ?“wann immer sich Ihr Team trifft, um alle bei der Stange zu halten.
- Richten Sie ein Check-in-System ein, damit die Leute ihren Fortschritt melden können. Schaffen Sie einen Raum, in dem Sie eine große Checkliste erstellen können, was zu tun ist, oder führen Sie einen gemeinsamen Kalender für Ihre Gruppe, damit jeder über seinen Fortschritt berichten kann.
Schritt 4. Finden Sie einen Fakultätsberater
Wie andere Studentengruppen braucht ein Heimkehrkomitee einen Fakultätsberater. Wenn keiner im Voraus zugewiesen ist, suchen Sie einen Lehrer, dem Sie vertrauen oder der von anderen Ausschussmitgliedern empfohlen wird.
Ihr Berater sollte in die Pläne Ihres Ausschusses einbezogen werden. Halten Sie sie über alles, was Sie tun, auf dem Laufenden, indem Sie sie an der Planung von Besprechungen teilnehmen lassen und ihnen Besprechungsnotizen zur Verfügung stellen
Schritt 5. Rekrutiere Begleitpersonen
Freiwillige der Eltern sind nicht nur wichtig, um die Schüler zu überwachen, sondern auch beim Aufbau und der Durchführung des Tanzes zu helfen. Holen Sie sich eine Gruppe freiwilliger Eltern, die am Abend des Tanzes helfen.
- Erkundigen Sie sich bei Ihrer Schule, wie viele Begleitpersonen sie pro Schüler benötigen. Viele Schulen haben ihre eigenen Richtlinien, und es ist wichtig, die Vorschriften Ihrer eigenen Schule einzuhalten.
- Arbeiten Sie mit der Eltern-Lehrer-Vereinigung Ihrer Schule zusammen, um Freiwillige zu finden. Bitten Sie darum, an einem Meeting teilzunehmen, damit Sie ihnen die Gelegenheit direkt präsentieren und eine Anmeldeliste herumreichen können.
Teil 2 von 4: Planung der Tanzfinanzen
Schritt 1. Angebote einholen
Wenn Sie einen DJ engagieren, Erfrischungen besorgen, professionelle Hilfe bei der Dekoration erhalten oder einen professionellen Fotografen engagieren, beginnen Sie mindestens einen Monat im Voraus, Angebote einzuholen.
- Erkundigen Sie sich nach eventuellen Zuschlägen oder Gerätegebühren sowie nach Stundensätzen. Erkundigen Sie sich, was Ihre Lieferanten liefern und was von Ihnen erwartet wird. Erkundigen Sie sich beispielsweise bei Ihrem DJ, ob er das Soundsystem zur Verfügung stellt oder ob Sie eines woanders mieten müssen.
- Wenden Sie sich an mindestens drei Optionen für jeden Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie wettbewerbsfähige Preise erhalten.
Schritt 2. Machen Sie Ihr Budget
Ihr Budget bestimmt viel von dem, was Sie tun können und was nicht. Sprechen Sie mit Ihrem Schatzmeister der Studentenregierung, um besser zu verstehen, wie viel Geld Ihr Komitee für den Tanz ausgeben muss.
- Bitten Sie Ihren Fakultätsberater, das Budget zu überprüfen. Sehen Sie, ob die Schule etwas anderes als das Geld der Schülerregierung beisteuert.
- Planen Sie Ihr Budget so, dass es alles umfasst, was Sie brauchen. Verwenden Sie die Angebote, die Sie von Ihren Anbietern erhalten haben, sowie Budgetpläne und Quittungen aus den Vorjahren, um herauszufinden, was der Tanz kosten wird.
- Lassen Sie Ihr Budget nicht den verfügbaren Betrag überschreiten. Überprüfen Sie Ihr Budget häufig, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
Schritt 3. Spenden sammeln
Wenn Ihr Budget nicht ausreicht, um die Kosten des Tanzes zu decken, erstellen Sie mit Ihrem Komitee einen Spendenplan. Entdecken Sie mehrere Optionen sowohl auf dem Campus als auch außerhalb.
- Veranstalten Sie Kuchenverkäufe auf dem Campus während der Mittagspause sowie vor und nach der Schule.
- Arbeiten Sie mit anderen Studentengruppen zusammen, um Geld zu sammeln, indem Sie Veranstaltungen wie eine Autowaschanlage organisieren. Veranstaltungen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Community zu erreichen, bieten Ihnen mehr Möglichkeiten, Geld einzubringen.
- Fragen Sie lokale Restaurants, ob sie Fundraising-Abende anbieten. Einige Restaurants bieten möglicherweise Programme an, die einen bestimmten Prozentsatz des Gewinns für die Nacht an eine Studentenorganisation spenden. Arbeiten Sie mit einem lokalen Restaurant zusammen und verbreiten Sie die Nachricht über Flyer, E-Mails und soziale Medien.
Teil 3 von 4: Planung der Tanzlogistik
Schritt 1. Wählen Sie ein Thema
Halten Sie mindestens einen Monat vor dem Tanz ein Thema bereit. Entwickeln Sie als Komitee fünf oder sechs Themenideen und stimmen Sie auf dem gesamten Campus ab, damit die Studenten ihren Favoriten auswählen können.
- Holen Sie sich die Zustimmung Ihres Personalberaters für alle potenziellen Themen. Eine frühzeitige Klärung des Themas verhindert eine spätere potenzielle Ablehnung.
- Wählen Sie Themen, die zur Stimmung des Tanzes passen. Wenn Sie einen formelleren Tanz wünschen, ist ein Old-Hollywood-Thema möglicherweise besser geeignet. Wenn Sie einen lässigeren Tanz wünschen, passt etwas wie Beach Luau vielleicht besser.
Schritt 2. Reservieren Sie einen Veranstaltungsort
Egal, ob der Tanz in einem örtlichen Hotel oder in der Turnhalle der Schule stattfindet, reservieren Sie so früh wie möglich einen Veranstaltungsort. Eine ordnungsgemäße Zimmerreservierung bei Ihrer Schule stellt sicher, dass Sie den Platz erhalten, den Sie benötigen.
- Machen Sie eine Kopie des Veranstaltungsvertrags oder der Zimmerreservierung für Ihre eigenen Unterlagen, damit Sie jederzeit darauf zurückgreifen können.
- Geben Sie alle notwendigen Einrichtungen bei Ihrer Reservierung an. Wenn Sie das Fitnessstudio, die Badezimmer und die Küche zum Aufbewahren von Erfrischungen benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie alle auflisten.
Schritt 3. Buchen Sie Ihre Lieferanten
Buchen Sie Ihren DJ, Fotografen und andere, sobald das Budget festgelegt ist. Reservieren Sie zu diesem Zeitpunkt auch alle anderen Geräte, die Ihre Anbieter möglicherweise benötigen, z. B. Soundsysteme.
- Arbeiten Sie mit Ihrem Personalberater zusammen, um sicherzustellen, dass alle Verträge ordnungsgemäß erstellt werden und alle Informationen enthalten, die Ihre Schule benötigt.
- Bewahren Sie Kopien aller Verträge oder Vereinbarungen zur Überprüfung durch Ihren Ausschuss auf.
Schritt 4. Erstellen Sie einen Tagesplan
Bevor mit dem Rest der Heimkehr alles zu hektisch wird, machen Sie einen detaillierten Plan, wie der Tag des Tanzes ablaufen soll. Legen Sie Ihren Plantag einen Monat im Voraus fest.
- Haben Sie einen detaillierten Grundriss Ihres Standorts und wie Sie dekorieren möchten.
- Zeichnen Sie auf, wohin der DJ gehen soll, wo der Tickettisch aufgebaut ist, wo Lichter aufgereiht werden und andere Details.
- Erstellen Sie einen Plan für die Kleiderkontrolle. Entscheiden Sie, wo Mäntel aufbewahrt werden, wo der Tisch aufgestellt wird und wie Sie Mäntel kennzeichnen, um sie zu organisieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mindestens einen Freiwilligen haben, der den Tisch besetzt und zwei, die die Mäntel holen.
- Benennen Sie eine Person als Day-of-Koordinator. Diese Person wird am Abend des Tanzes mit den Freiwilligen kommunizieren und eventuell auftretende Probleme beheben.
Schritt 5. Gehen Sie einkaufen
Besorgen Sie sich alle Materialien, die Sie zum Dekorieren benötigen, zwei bis drei Wochen im Voraus. Auf diese Weise haben Sie viel Zeit, um Alternativen für etwas zu finden, wenn Sie es vor Ort nicht finden können. Kaufen Sie am Tag oder am Vortag Lebensmittel ein, damit nichts schlecht wird.
- Erkundigen Sie sich bei lokalen Geschäften, ob sie bereit sind, bestimmte Artikel zu spenden oder der Schule einen Rabatt anzubieten.
- Legen Sie größere oder verderbliche Artikel in die Warteschleife. Sprechen Sie mit Ihrem lokalen Markt über die Reservierung von Essenstabletts im Voraus und die Abholung am Tag des Tanzes. Machen Sie dasselbe für größere Dekorationsgegenstände, die Sie möglicherweise nicht einfach auf dem Campus aufbewahren können.
Schritt 6. Tickets verkaufen
Beginnen Sie mit dem Verkauf von Tickets mindestens zwei Wochen vor dem eigentlichen Tanz. Beglückwünschen Sie den Verkauf mit Anzeigen in den Ankündigungen der Schule sowie mit Bannern und Postern auf dem gesamten Campus.
- Kündigen Sie Verkaufstermine und Ticketpreise im Voraus in Ihrer Schulzeitung, während Ihrer Schulankündigungen und auf der Website Ihrer Schule sowie in den sozialen Medien an.
- Stellen Sie einen Tisch auf, um vor und nach der Schule für eine halbe bis eine Stunde sowie während der Mittagspausen zu verkaufen.
- Erstellen Sie einen Zeitplan für Freiwillige, um sicherzustellen, dass der Tisch während aller Verkaufszeiten besetzt ist. Arbeiten Sie mit Ihrem Schatzmeister zusammen, um bei Bedarf weitere Freiwillige zu gewinnen.
- Bestellen Sie Ihre Kasse mindestens eine Woche vor Beginn des Kartenverkaufs. Sprechen Sie mit Ihrem Schatzmeister, ob die Kasse vom Studentenwerk, der Schulleitung oder anderweitig bereitgestellt wird.
Teil 4 von 4: Den Tanz aufbauen
Schritt 1. Bereiten Sie sich auf die Woche davor vor
Die meisten Schulen führen zu ihrem Homecoming-Tanz mit einer Homecoming Spirit Week. Spirit Weeks beinhalten oft viele Veranstaltungen, also stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer und was Ihnen zur Verfügung steht.
- Sprechen Sie mit Ihrem Personalberater über Ausstattung wie Tische und Stühle. Stellen Sie sicher, dass diese mindestens ein paar Stunden vor dem Tanz für Sie bereitstehen, damit Sie sich aufbauen können.
- Sprechen Sie mit der Schulverwaltung, um sicherzustellen, dass Ihre Verkäufer ausgewiesene Bereiche zum Parken, Entladen und Aufstellen haben. Denken Sie daran, dass Personen mit schwerer Ausrüstung in der Nähe des Veranstaltungsortes sein müssen.
- Erstellen Sie einen Plan für den Tag des Tanzes. Arbeiten Sie mit Ihrem Komitee und allen weiteren Freiwilligen zusammen, um Aufgaben wie das Aufstellen von Stühlen und das Dekorieren zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass jeder seinen Job im Voraus kennt.
Schritt 2. Richten Sie den Veranstaltungsort ein
Geben Sie sich und Ihren Freiwilligen mindestens sechs Stunden Zeit, um den Tanz aufzubauen. Lassen Sie die Dekorationen so weit wie möglich aufstellen, bevor Ihre Verkäufer eintreffen.
- Lassen Sie den DJ, den Fotografen und die Begleitpersonen früh eintreffen. Zeigen Sie dem DJ den Bereich, in dem er arbeiten wird, und führen Sie den Fotografen durch den Raum.
- Delegieren Sie Aufgaben an die Anstandsdamen, wie z. B. bei der Garderobe, Überwachung der Tanzfläche oder bei der Kontrolle der Menge. Zeigen Sie ihnen, wo sie sein müssen, und bringen Sie sie mit dem Day-of-Koordinator in Kontakt.
Schritt 3. Genießen Sie den Tanz
Stellen Sie sicher, dass Sie und alle Ihre Freiwilligen auch etwas Zeit haben, um den Tanz zu genießen. Bauen Sie Pausen in die Zeitpläne Ihrer Freiwilligen ein, damit jeder etwas Zeit hat, Spaß zu haben.
- Lassen Sie zum Beispiel Ihren Tageskoordinator für eine Weile von einem Ticketschalter entlasten, wenn alle drin sind, oder lassen Sie eine Anstandsdame bei der Garderobe einspringen, während die Garderobenwärter tanzen gehen.
- Ihre Freiwilligen sind auch Studenten. Geben Sie ihnen Zeit, ihre Bemühungen zu genießen.
Schritt 4. Räumen Sie den Veranstaltungsort auf
Sobald der Tanz vorbei ist, beginnen Sie, Dekorationen abzubauen und zu putzen. Finden Sie heraus, um was sich die Einrichtungen Ihrer Schule kümmern werden, und planen Sie, den Rest mit Ihren Freiwilligen zu erledigen.
- Facility Services umfassen oft Dinge wie Staubsaugen, Wischen und Badezimmerreinigung. Dekorationen, Tische, Stühle und Ausrüstung liegen oft in der Verantwortung des Heimkehrkomitees.
- Bringen Sie zusätzliche Reinigungsmittel wie Papiertücher, Müllbeutel, Schwämme und Reinigungslösung mit. Dies wird dazu beitragen, kleinere Flecken oder Abnutzungen rund um den Veranstaltungsort zu beseitigen.
- Stellen Sie sicher, dass der gesamte Müll in einen ausgewiesenen Müllbereich gelangt. Fragen Sie Ihre Schule, ob Sie eine Müllcontainer-Abgabe und -Abholung für die Säuberung der Veranstaltung planen müssen.
- Versuchen Sie, so viel Hilfe wie möglich für das Aufräumen zu rekrutieren. Es ist auch eine gute Idee, Freiwillige während der Veranstaltung herumlaufen zu lassen und Müll aufzusammeln, damit Sie danach weniger zu tun haben.
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Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Tanz in der Schule so oft wie möglich bewerben. Verwenden Sie kleine und große Poster zusammen mit Bulletin-Ankündigungen und PA-Ankündigungen.
- Halte den Tanz bezahlbar. Es soll eine lustige Veranstaltung werden und die Schüler werden nicht gehen, wenn sie das Gefühl haben, dass es sich nicht lohnt. Schauen Sie sich die vergangenen Jahre an, um zu sehen, wie viel Tickets kosten, und versuchen Sie, den Preis nicht um mehr als ein paar Dollar zu erhöhen.
- Die Themen für Tänze können alles sein, von Ready Set Glow über Under the Sea bis hin zu einer Nacht in Athen. Holen Sie sich kreative Ideen und holen Sie sich Ideen aus der Schülerschaft.
