Sowohl Einzelpersonen als auch Kleinunternehmer beauftragen häufig unabhängige Auftragnehmer, um sowohl kurz- als auch langfristige Projekte abzuschließen. Mit einem unabhängigen Auftragnehmer müssen Sie sich keine Sorgen um die Einbehaltung von Lohnsteuern machen. Um einen unabhängigen Auftragnehmer zu beauftragen, erstellen Sie einen Vertrag, der Ihre Beziehung und die Arbeit, die die Person für Sie ausführen wird, klar definiert. Nachdem Ihr Auftragnehmer die Arbeiten abgeschlossen hat, stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Steuerformulare einreichen und alle notwendigen Zahlungen für die Arbeitnehmerunfallversicherung leisten.
Schritte
Methode 1 von 3: Abschluss eines Rechtsvertrags
Schritt 1. Suchen Sie online nach Formularen oder Vorlagen
Wenn Sie einen Vertrag zur Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers entwerfen, müssen Sie nicht bei Null anfangen. Behörden, Anwaltskanzleien und andere Rechtsdienste stellen kostenlose Formulare zur Verfügung, die Sie kopieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
- Eine Vorlage, die für unabhängige Auftragnehmer in derselben Branche entwickelt wurde, ist für Sie einfacher anzupassen. Wenn Sie beispielsweise einen freiberuflichen Autor mit der Erstellung von Inhalten für Ihre Website beauftragen, möchten Sie nicht unbedingt eine Vertragsvorlage verwenden, die für Bauunternehmer entwickelt wurde.
- Idealerweise sollten Sie eine Vereinbarung finden, die für den Staat, in dem Sie leben (oder in dem die Arbeit ausgeführt wird), ausgelegt ist und von einem Anwalt erstellt oder überprüft wird.
Schritt 2. Identifizieren Sie die Vertragsparteien
Ihre Vereinbarung sollte die rechtlichen Namen von Ihnen und Ihrem unabhängigen Auftragnehmer enthalten. Wenn der unabhängige Auftragnehmer eine LLC oder ein Unternehmen hat, verwenden Sie den rechtlichen Namen des Unternehmens anstelle des individuellen Namens des Auftragnehmers.
In Verträgen ist es üblich, die juristischen Namen anfangs einmal zu buchstabieren und im Rest des Vertrags durch generische Bezeichnungen auf die Parteien zu verweisen. Sie können sich beispielsweise als „Auftraggeber“und den unabhängigen Auftragnehmer als „Auftragnehmer“bezeichnen
Schritt 3. Geben Sie einen bestimmten Zeitraum an
Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer beauftragen, benötigen Sie im Allgemeinen seine Dienste nur für einen kurzen Zeitraum. Aus dem Vertrag sollte konkret hervorgehen, wann das Vertragsverhältnis beginnt und wann es endet.
- Auch wenn Sie beabsichtigen, den Vertrag mit Fertigstellung der Arbeiten zu beenden, möchten Sie dennoch eine vertragliche Frist, bis zu der die Arbeiten abgeschlossen sein müssen.
- Wenn Sie beabsichtigen, die Beziehung längerfristig zu gestalten, überprüfen Sie die Gesetze Ihres Bundesstaates oder wenden Sie sich an einen Anwalt für Arbeitsrecht, um herauszufinden, ob es in Ihrem Bundesstaat Einschränkungen hinsichtlich der Vertragsdauer gibt.
Schritt 4. Beschreiben Sie die auszuführenden Arbeiten
Ihr Vertrag sollte einen Abschnitt enthalten, in dem genau festgelegt ist, was der Auftragnehmer für Sie tut, wofür er verantwortlich ist und wie seine Leistung bewertet wird.
- Wenn der Auftragnehmer seine eigenen Werkzeuge oder Ressourcen verwenden muss, fügen Sie diese Informationen in Ihre Auftragsbeschreibung ein.
- Geben Sie bei Bedarf alle Informationen darüber an, wie die fertige Arbeit an Sie übermittelt oder geliefert wird.
Schritt 5. Geben Sie die Zahlungsbedingungen an
In einem Abschnitt Ihrer Vereinbarung sollte speziell angegeben werden, wie viel der Auftragnehmer für seine Dienstleistungen bezahlt wird und wann und wie Sie die Zahlung leisten. Fügen Sie alle Bedingungen hinzu, die Sie für die Abschlusszahlung festlegen möchten.
- Wenn Sie beispielsweise einen Auftragnehmer mit dem Umbau Ihrer Küche beauftragen, können Sie Ihre letzte Zahlung an den Auftragnehmer davon abhängig machen, dass die Arbeiten die Inspektion bestehen.
- Geben Sie die Zahlungsmethode an. Wenn Sie über einen gebührenpflichtigen Drittanbieter bezahlen, sollte in Ihrem Vertrag angegeben sein, ob Sie oder der Auftragnehmer für die Zahlung dieser Gebühren verantwortlich sind.
Schritt 6. Definieren Sie die Person als unabhängigen Auftragnehmer
Alle Vereinbarungen über unabhängige Auftragnehmer enthalten eine Rechtssprache, die besagt, dass die Person ein unabhängiger Auftragnehmer und nicht Ihr Mitarbeiter ist. Es kann eine kurze Beschreibung der Verantwortlichkeiten enthalten, die der Auftragnehmer aufgrund dieser Beziehung hat.
- In einigen Fällen kann es ausreichen, einfach eine Erklärung einzufügen, die besagt: „Bei der Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen dieser Vereinbarung vereinbaren die Parteien, dass der Auftragnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer und kein Mitarbeiter des Auftraggebers ist“.
- Einige Staaten erfordern möglicherweise eine bestimmte Sprache, um eine unabhängige Auftragnehmerbeziehung aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass jedes Formular oder jede Vorlage, die Sie verwenden, in Ihrem Bundesstaat rechtsgültig ist.
Schritt 7. Lassen Sie den Vertrag vor Arbeitsbeginn unterschreiben
Die Unterzeichnung des Vertrages, bevor der unabhängige Auftragnehmer die Arbeit für Sie aufnimmt, stellt sicher, dass der Vertrag die ausgeführte Arbeit rechtlich regelt. Wenn der Auftragnehmer vor Vertragsunterzeichnung mit der Arbeit beginnt, könnte er später argumentieren, dass er etwas anderes vereinbart hat.
Sowohl Sie als auch der Auftragnehmer sollten den Vertrag unterschreiben. Nachdem alle Unterschriften vorhanden sind, machen Sie Kopien des unterzeichneten Vertrags für den Auftragnehmer und Ihre eigenen Unterlagen
Methode 2 von 3: Betreuung von Steuerangelegenheiten
Schritt 1. Verwenden Sie das Formular SS-8, um eine formelle Entscheidung vom IRS zu erhalten
Wenn Sie Fragen dazu haben, ob die von Ihnen eingestellte Person als unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter eingestuft wird, wird der IRS eine Entscheidung für Sie treffen.
- Es reicht möglicherweise nicht aus, die Person einen unabhängigen Auftragnehmer zu nennen. Der IRS bewertet Fakten in 3 allgemeinen Kategorien – Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und Art der Beziehung – um festzustellen, ob jemand ein unabhängiger Auftragnehmer ist.
- Entweder Sie oder der Auftragnehmer können jederzeit das Formular SS-8 einreichen. Sie geben Fakten über die Beziehung auf dem Formular an, dann bewertet der IRS diese Fakten und entscheidet, ob die Person ein unabhängiger Auftragnehmer oder Angestellter ist.
- Wenn Sie beabsichtigen, das Formular SS-8 einzureichen, tun Sie dies so schnell wie möglich. Es kann bis zu 6 Monate dauern, bis der IRS das Formular bewertet und eine Entscheidung trifft.
Schritt 2. Lassen Sie den Auftragnehmer das Formular W-9 ausfüllen
Formular W-9 wird verwendet, um den vollständigen rechtlichen Namen und die Steueridentifikationsnummer des unabhängigen Auftragnehmers zu erhalten. Die Steueridentifikationsnummer des Auftragnehmers kann seine Sozialversicherungsnummer oder eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) sein.
Wenn der Auftragnehmer Ihnen sein W-9 zurückgibt, bewahren Sie es mindestens 4 Jahre lang in Ihren Akten auf. Möglicherweise müssen Sie es dem IRS vorlegen, wenn Fragen zu Ihren Steuern aufkommen
Schritt 3. Reichen Sie das Formular 1099-MISC ein, wenn Sie dem Auftragnehmer mehr als $600 zahlen
Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer bezahlen, müssen Sie eine Informationserklärung an den IRS senden, in der angegeben ist, wie viel Sie ihm bezahlt haben. Die tatsächliche Zahlung von Steuern auf dieses Einkommen liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers.
Sie können auch ein Formular 1099 ausfüllen und an den Mitarbeiter senden, müssen dies jedoch nicht
Schritt 4. Reichen Sie alle erforderlichen Berichte bei Ihrem Bundesstaat ein
Insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, müssen Sie möglicherweise Informationsberichte bei den Arbeits- und Steuerbehörden Ihres Staates einreichen, wenn Sie unabhängige Auftragnehmer beauftragen.
- Um herauszufinden, welche Berichte erforderlich sind, wenden Sie sich an das Finanzamt Ihres Staates oder die Arbeitsagentur Ihres Staates.
- Staaten können andere Regeln als der IRS haben, wenn es darum geht, ob ein Arbeitnehmer für steuerliche oder andere Zwecke als unabhängiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer eingestuft wird. Informieren Sie sich beim Arbeitsamt Ihres Bundesstaates oder sprechen Sie mit einem örtlichen Arbeitsrechtsanwalt.
Schritt 5. Überprüfen Sie die Gesetze Ihres Bundesstaates bezüglich der Arbeitnehmerunfallversicherung
In einigen Staaten müssen Sie für die Arbeitnehmerunfallversicherung für unabhängige Auftragnehmer bezahlen. Um dies sicher herauszufinden, wenden Sie sich an das Arbeitsministerium Ihres Staates.
In der Regel können Sie die Website der Abteilung verwenden, um herauszufinden, ob Sie eine Arbeitnehmerentschädigung zahlen müssen. Möglicherweise gibt es eine Liste von Faktoren, die zu berücksichtigen sind, oder ein Tool, mit dem Sie schnell beurteilen können, ob Sie für die Arbeitnehmerunfallversicherung zahlen müssen
Methode 3 von 3: Auswahl eines unabhängigen Auftragnehmers für die Einstellung
Schritt 1. Identifizieren Sie, was Sie von Ihrem unabhängigen Auftragnehmer benötigen
Bevor Sie mit der Suche nach einem unabhängigen Auftragnehmer beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um genau herauszufinden, welche Fähigkeiten er benötigt, um die Arbeit, die Sie für ihn haben, abzuschließen.
- Die Einstellung eines unabhängigen Auftragnehmers kann sich von der Einstellung eines Auftragnehmers für einen Baujob oder eine andere Arbeitsposition unterscheiden. Ihre Methoden zur Bewertung ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen werden ebenfalls unterschiedlich sein.
- Wenn Sie beispielsweise möchten, dass jemand Inhalte für die Website Ihres Unternehmens schreibt, können Sie eine Schreibprobe zur Bewertung anfordern. Wenn Sie auch möchten, dass sie Ihre Inhaltsseiten gestalten, suchen Sie möglicherweise nach Webdesign-Ausbildungen oder -Zertifizierungen.
Schritt 2. Bitten Sie Freunde oder Kollegen um Empfehlungen
Wenn jemand, den Sie kennen und dem Sie vertrauen, kürzlich aus ähnlichen Gründen einen unabhängigen Auftragnehmer eingestellt hat, fragen Sie, wen er verwendet hat. Eine Empfehlung kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen, wenn Sie den Hintergrund einer Person überprüfen.
- Finden Sie heraus, welche Art von Arbeit der unabhängige Auftragnehmer im Allgemeinen erledigt und wie viel Ihr Freund oder Kollege ihm bezahlt hat.
- Fragen Sie insbesondere, ob Ihr Freund oder Kollege Bedenken hat, den unabhängigen Auftragnehmer zu empfehlen, oder ob er irgendwelche Probleme hatte. Ein Problem, das für sie kein Problem war, kann für Sie ein Deal-Breaker sein.
Schritt 3. Führen Sie eine gründliche Hintergrundüberprüfung durch
Auch wenn Ihnen ein unabhängiger Auftragnehmer empfohlen wurde, überprüfen Sie die Bewertungen des Auftragnehmers und finden Sie alles über seinen Ruf in der Branche heraus. Suchen Sie online, um ihre Website zu finden. Wenn sie ein Portfolio aktueller Projekte haben, können Sie eine Vorstellung davon bekommen, ob sie für Sie gut funktionieren würden.
- Wenn sie über Lizenzen oder Zertifizierungen verfügen, erkundigen Sie sich bei der Behörde, die die Lizenz oder Zertifizierung ausgestellt hat, und vergewissern Sie sich, dass sie gültig und in gutem Zustand ist.
- Es gibt eine Reihe von Websites wie Upwork und Guru, auf denen Sie Arbeit für unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler bewerben können. In der Regel bieten unabhängige Auftragnehmer dann auf Ihr Projekt und Sie können dasjenige auswählen, das Sie verwenden möchten.
Schritt 4. Befragen Sie mindestens 3 unabhängige Auftragnehmer
Das Gespräch mit mehreren Personen hilft Ihnen nicht nur, den am besten qualifizierten unabhängigen Auftragnehmer für die Abwicklung Ihres Projekts zu finden, sondern ermöglicht Ihnen auch, die Arbeit zum richtigen Preis zu erledigen. Berücksichtigen Sie einen Betrag, den Sie bereit sind, für die Arbeiten zu zahlen, und erlauben Sie den Auftragnehmern, Angebote für das Projekt abzugeben.
- Stellen Sie Fragen zu ihren bisherigen Erfahrungen und Fachkenntnissen. Finden Sie heraus, ob sie ähnliche Projekte wie Ihres abgeschlossen haben.
- Rufen Sie die Namen früherer Kunden mit ähnlichen Projekten ab, die Sie bezüglich des Auftragnehmers kontaktieren können.
Schritt 5. Besprechen Sie das Projekt im Detail
Ihr unabhängiger Auftragnehmer sollte im Voraus genau wissen, welche Arbeit er ausführen soll, für welche Aspekte der Arbeit er verantwortlich ist und wie lange der Auftrag voraussichtlich dauern wird.
- Vor allem, wenn sie für andere Kunden arbeiten, machen Sie sich ein Bild davon, wie viele Stunden pro Tag (oder Woche) sie Ihrem Projekt widmen können. Wenn sie zu bestimmten Zeiten verfügbar sein müssen, teilen Sie ihnen dies mit.
- Machen Sie sich über Ihre Erwartungen an das Projekt und Ihre Ziele für die Fertigstellung klar. Wenn sie ihre eigenen Tools oder Ressourcen mitbringen müssen, um das Projekt abzuschließen, teilen Sie ihnen dies im Voraus mit.
